Bibliothek - Themen von A bis Z
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Aufbewahrungsfristen
Nach Handels-, Steuerrecht und Abgabenordnung können von Unternehmen folgende Unterlagen nach dem 31.12.2025* vernichtet werden:
* Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen / abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnung vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Nach Ablauf der Fristen sind Unterlagen aufzubewahren, wenn sie von Bedeutung sind für
- eine begonnene Außenprüfung
- eine vorläufige Steuerfestsetzung
- anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
- ein schwebendes oder aufgrund Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
- Begründung von Anträgen an ein Finanzamt.
| Belege | |
| A | |
| Abrechnungsunterlagen ** | 2017 |
| Abtretungserklärungen nach Erledigung | 2019 |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 2015 |
| Akkreditive | 2019 |
| Aktenvermerke / ** | 2019/2017 |
| Angebote (auftragswirksam) | 2019 |
| Angestelltenversicherung ** | 2017 |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 2015 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 2019 |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 2015 |
| Auftragszettel | 2015 |
| Ausgangsrechnungen | 2017 |
| Außendienstabrechnungen ** | 2017 |
| B | |
| Bankbelege | 2017 |
| Bankbürgschaften | 2019 |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 2015 |
| Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 2017 |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage | 2015 |
| Betriebskostenrechnung ** | 2017 |
| Betriebsprüfungsberichte | 2019 |
| Bewertungsunterlagen/Bewertungsberichtigung | 2017 |
| Bewirtungsrechnungen ** | 2017 |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 2015 |
| Bilanzunterlagen | 2015 |
| Buchungsanweisungen | 2017 |
| D | |
| Darlehensunterlagen (nach Ablauf) | 2019 |
| Dauerauftragsunterlagen | 2019 |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) | 2015 |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 2017 |
| E | |
| Einfuhrunterlagen | 2017 |
| Eingangsrechnungen | 2017 |
| Einheitswertunterlagen | 2015 |
| Einnahmen-Überschuss-Rechnung | 2015 |
| Essenmarkenabrechnungen (soweit kein Buchungsbeleg) | 2019 |
| F | |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen ** | 2017 |
| Finanzberichte | 2019 |
| Frachtbriefe | 2017 |
| G | |
| Gehaltslisten | 2017 |
| Geschäftsberichte | 2015 |
| Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) | 2019 |
| Geschenknachweise (soweit kein Buchungsbeleg) | 2019 |
| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) | 2015 |
| Grundbuchauszüge | 2015 |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 2015 |
| Gutschriften | 2017 |
| H | |
| Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) | 2019 |
| Handelsbücher | 2015 |
| Handelsregisterauszüge | 2019 |
| Hauptabschlussübersicht (statt Bilanz) | 2015 |
| I | |
| Inventare | 2015 |
| Investionszulage (Unterlagen) | 2019 |
| J | |
| Jahresabschluss | 2015 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 2015 |
| K | |
| Kalkulationsunterlagen | 2019 |
| Kassenberichte | 2017 |
| Kassenbücher und -blätter | 2017 |
| Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) |
2019 |
| Kaufverträge | 2017 |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 2017 |
| Kontenregister | 2017 |
| Kontoauszüge | 2017 |
| Kreditunterlagen ** |
2017 |
| L | |
| Lagerbuchführungen | 2017 |
| Leasingverträge (nach Erledigung) | 2017 |
| Lieferscheine ** | 2017 |
| Lohnbelege | 2017 |
| Lohnlisten | 2017 |
| M | |
| Miet- und Pachtunterlagen | 2017 |
| N | |
| Nachnahmebelege | 2017 |
| Nebenbücher | 2015 |
| O | |
| Offene-Posten-Liste | 2017 |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 2015 |
| P | |
| Preislisten | 2019 |
| Protokolle | 2019 |
| Prüfungsbericht zum Jahresabschluss |
2015 |
| Q | |
| Quittungen ** |
2017 |
| R | |
| Rechnungen | 2017 |
| Registrierkassenstreifen | 2019 |
| Reisekostenabrechnungen | 2017 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 2017 |
| S | |
| Sachkonten | 2015 |
| Saldenbilanzen | 2015 |
| Schadensunterlagen (kein Bilanzbeleg) |
2019 |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 2017 |
| Schriftwechsel (allgemein) |
2019 |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 2015 |
| Spendenbescheinigungen ** | 2017 |
| Steueranmeldungen, -unterlagen und -erklärungen |
2015 |
| T | |
| Telefonkostennachweise | 2017 |
| U | |
| Überstundenlisten | 2017/td> |
| Urteile (zivilrechtlich) |
1994 |
| V | |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 2015 |
| Verkaufsbücher | 2015 |
| Vermögensverzeichnis | 2015 |
| Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) | 2019 |
| Versand- und Frachtunterlagen / ** | 2019/2017 |
| Versicherungspolicen | 2019 |
| Verträge ** (evtl. Ausnahmen) |
2017 |
| Vollstreckungsbescheide (zivilrechtlich) | 1994 |
| W | |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 2015 |
| Z | |
| Zahlungsanweisungen | 2017 |
| Zollbelege | 2019 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung Wirtschaftsjahr) | 2015 |
Verstoß gegen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht und gehört zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation. Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen liegt z.B. dann vor, wenn Unterlagen, die aufbewahrungspflichtig sind, vor Ablauf der entsprechenden Frist vernichtet, beiseite geschafft oder beschädigt wurden und dadurch die Übersicht über Vermögensgegenstände und Geschäftsvorfälle erschwert wird.
In diesem Fall kann es zu einer Verletzung der Buchführungs- oder Dokumentationspflichten kommen, die neben Steuerschätzungen oder Hinzuschätzungen straf- oder ordnungsrechtlich durch Bußgelder, Geld- oder Freiheitsstrafen geahndet werden können, insbesondere, wenn zusätzlich z.B. Steuerhinterziehung oder -verkürzung, Bankrott- oder Insolvenztatbestände vorliegen.
Aufbewahrung von privaten Unterlagen
Durch die Regelungen des Gesetzes zur Bekämpfung von Schwarzarbeit sind auch Privatpersonen verpflichtet, Rechnungen und Zahlungsbelege über steuerpflichtige Handwerkerleistungen 2 Jahre lang aufzubewahren. Das gilt für Steuerpflichtige, die handwerkliche Arbeiten im Haus und am Grundstück – wie z. B. bauliche und planerische Leistungen sowie Reinigungs-, Instandhaltungs- oder Gartenarbeiten haben durchführen lassen.
Private Vermieter sollten die genannten Rechnungen für einen Zeitraum von 6 Jahren aufbewahren, um etwaige Steuerprüfungen und Mietereinwendungen abzudecken.
Ansonsten werden für Privatpersonen folgende Aufbewahrungszeiten empfohlen:
- Kontoauszüge und Bankunterlagen, Mietverträge, Versicherungsverträge und -unterlagen: 3 Jahre (nach Beendigung bzw. Laufzeitbeendigung)
- Rechnungen und Quittungen: 2 Jahre (Sonderfall s.o.)
- Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide: 30 Jahre (nach Rechtskraft)
- Lohnunterlagen und Gehaltsabrechnungen, Meldungen zur Sozialversicherung, ggf. Arbeitsverträge: Bis zum Renteneintritt
- Steuerunterlagen und Steuerbescheide: Mindestens 10 Jahre nach Bestandskraft, besser lebenslang
- Zeugnisse und Urkunden: Lebenslang
Sonderregelung bei bestimmten Steuerpflichtigen
Steuerpflichtige, deren Summe der positiven Überschusseinkünfte mehr als 500.000 € im Kalenderjahr beträgt, haben Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zu Grunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten 6 Jahre aufzubewahren. Hierzu zählen Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung sowie aus den sog. sonstigen Einkünften. Ab dem Jahr 2027 gilt diese besondere Aufbewahrungsfrist erst bei einer Summe der positiven Einkünfte von mehr als 750.000 €. Verluste bleiben hierbei unberücksichtigt. Sofern die 6-jährige Aufbewahrungsfrist am 31.12.2026 noch nicht abgelaufen ist, bleibt der Schwellenwert von 500.000 € auch über das Jahresende hinaus bestehen. Bei Zusammenveranlagung sind für die Feststellung des Überschreitens des Betrags von 500.000 € die Summe der positiven Einkünfte eines jeden Ehegatten/Lebenspartners maßgebend.
Steuerpflichtige, die allein oder mit nahestehenden Personen unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden oder bestimmenden Einfluss auf eine Drittstaatengesellschaft ausüben können, sind verpflichtet, sämtliche relevanten Unterlagen für 6 Jahre aufzubewahren. Betroffene Steuerpflichtige sollten sich steuerlich beraten lassen, welche Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind.
Alle Beiträge sind nach bestem Wissen zusammengestellt. Eine Haftung und Gewähr für deren Inhalt kann jedoch nicht übernommen werden. Aufgrund der teilweise verkürzten Darstellungen und der individuellen Besonderheiten jedes Einzelfalls können und sollen die Ausführungen zudem keine persönliche Beratung ersetzen.
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