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Steuerprüfung: Aufbewahrung von E-Mails
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit am 18.9.2025 veröffentlichtem Urteil vom 30.4.2025 entschieden, dass E-Mails im geschäftlichen Verkehr Handels- oder Geschäftsbriefe sind und damit unter die steuerliche Aufbewahrungspflicht fallen können. Dies hat zur Folge, dass qualifizierte E-Mails bei Bedarf im Rahmen einer steuerlichen Prüfung auch vorgelegt werden müssen.
Steuerpflichtige sind jedoch nicht verpflichtet, ein Gesamtjournal vorzulegen, also eine Übersicht über sämtliche E-Mails, auch solche, ohne steuerlichen Bezug. Dieser Forderung der Finanzverwaltung hat der BFH in seinem Urteil eine Absage erteilt.
Ob eine E-Mail tatsächlich einen aufbewahrungspflichtigen Handels- oder Geschäftsbrief darstellt, hängt davon ab, ob die E-Mail selbst oder deren Anhang steuerlich relevante Informationen enthält.
Im vom BFH entschiedenen Fall ging es um Konzernverrechnungspreise, wobei auch Unterlagen hierzu aufbewahrungspflichtig sind. Das Finanzamt hatte u. a. konkret E-Mails angefordert, die sich auf die Vereinbarung und auch deren Durchführung bezogen. Diese Aufforderung war nach der Entscheidung des BFH auch hinreichend bestimmt.
Hieraus folgt, dass geschäftsrelevante E-Mails wie Handels- und Geschäftsbriefe systematisch aufzubewahren sind und steuerliche relevante Anhänge und Vereinbarungen jederzeit auffindbar sind. Sofern noch nicht geschehen, sollte die Verfahrensdokumentation für IT-Systeme und interne Arbeitsprozesse im Unternehmen angepasst werden.
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